Quand une entreprise décide de déménager ses bureaux, une telle opération requiert une préparation minutieuse et une anticipation de l’organisation. Par ailleurs, le coût engendré par l’événement peut atteindre des sommes importantes, car il concerne l’acte de déménager et toutes les dépenses que cela entraîne. Avant de déménager, il faut mettre au point une bonne organisation et bien anticiper les frais à prévoir. Aussi, le recours à un simulateur en ligne de déménagement bureau permet-il d’obtenir rapidement des devis de professionnels.
Faire l’inventaire et le tri
Quand la décision de déménager les bureaux est actée, à part les différentes démarches administratives à faire, il faut procéder à un inventaire. Qui dit inventaire sous-entend l’établissement de la liste du mobilier, du parc matériel informatique et de tous les documents de l’entreprise.
Le tri consiste à définir ce qu’il faut emporter dans les nouveaux locaux, ce qu’il faut archiver ou stocker dans un lieu spécifique, et les objets inutiles dont il faut se débarrasser. Il y a aussi les biens qu’il faut acquérir pour les futurs bureaux.
Le mobilier, le matériel informatique de l’entreprise
Il faut établir une liste de l’ensemble du matériel informatique. Ce sont les logiciels et applications, les postes de travail, les différents accessoires (souris, clavier, écrans), les périphériques (disques durs, clé USB, imprimante), les composantes électroniques mobiles (téléphones, tablettes).
Si le mobilier et les appareils informatiques ne sont plus d’utilité immédiate dans les nouveaux locaux, ils peuvent être conservés dans un lieu défini, pour un usage futur. Ils seront gardés dans un lieu de stockage. Si l’entreprise souhaite s’en défaire, ces biens peuvent être vendus ou servir de dons à des organisations caritatives. Une précaution s’impose, celle de s’assurer que toutes les données ont été bel et bien effacées avant de les céder. Un autre cas de figure pour le mobilier et le matériel informatique est l’option de destruction ou de recyclage, surtout s’ils ne sont plus en bon état.
Les critères pour bien choisir un déménageur de bureaux
Lors d’un déménagement de bureaux, il est recommandé de dresser un cahier des charges, pour le déménageur professionnel. Ce document lui servira de guide pour comprendre et répondre positivement aux besoins de l’entreprise. Ce cahier de charges détaillera des informations de l’entreprise comme son domaine d’activité, le nombre d’employés, sa surface actuelle, la nouvelle adresse des nouveaux locaux, sa superficie et le volume de mobilier et biens à déménager. Il faut donner le plus d’information possible, sur les particularités techniques des sites, le type de matériel et mobilier à transférer, les différents branchements à effectuer.
Le déménageur professionnel présélectionné devra effectuer une étude de faisabilité selon le cahier des charges fourni. Il identifiera le volume, le coût, et le temps nécessaire au déménagement, pour donner un devis.
Le prix d’un déménagement de bureaux
Comme un déménagement classique, le calcul du prix d’un déménagement de bureaux dépend de plusieurs critères. Le premier facteur est le type de prestation choisie. L’opération de déménagement de bureaux peut comprendre le montage, le démontage, l’emballage, le conditionnement, la fourniture des cartons, l’aménagement des nouveaux bureaux.
Le second est le volume de biens à transporter, ayant un impact sur le nombre de déménageurs à mobiliser et les camions pour le transport. Le troisième est la distance entre les anciens bureaux et les nouveaux. Ce paramètre inclut les frais de déplacement, le carburant, le péage, le nombre d’heures requis pour le déménagement. Par ailleurs, il ne faut pas oublier la superficie de l’espace à déménager.
Le devis pour le déménagement des bureaux
Pour se donner une idée du coût précis du déménagement de bureaux, il est recommandé de solliciter des devis personnalisés. Il est possible de démarcher les déménageurs professionnels ou utiliser les services d’un comparateur en ligne. Concernant le comparateur de déménagement de bureaux en ligne, c’est un outil gratuit, sans engagement, sans contrainte, facile à utiliser et rapide.
L’utilisateur remplit un questionnaire pour que le simulateur cible les besoins précis de l’entreprise. Par la suite, le comparateur propose une liste de professionnels du déménagement, pouvant répondre favorablement aux demandes de l’entreprise qui souhaite déménager. L’entreprise compare les offres détaillées reçues, pour choisir la prestation qui lui semble présenter le meilleur rapport qualité/prix.
Solliciter des entreprises de déménagement en direct
Un autre moyen pour comparer les tarifs des déménageurs professionnels est de demander directement un devis auprès d’au moins 3 entreprises différentes. L’entreprise qui va déménager donnera toutes les informations utiles, comme pour les demandes de devis en ligne. Elles concernent les adresses de chargement et de livraison, la date souhaitée de déménagement, le volume des biens, les contraintes d’accès aux bureaux et le niveau de prestation attendu.
Il est également possible de demander à un professionnel de déménagement d’effectuer une visite technique dans les bureaux. Son œil expert saura estimer de façon assez précise le volume à déménager et constatera par lui-même les contraintes de l’environnement à prendre en compte pour le déménagement de bureaux. Sauf que solliciter les professionnels directement est chronophage.
Le simulateur de déménagement de bureaux
Le simulateur de déménagement se décline en une plateforme en ligne. Le simulateur filtre les offres de déménageurs de bureaux selon quelques critères. L’utilisation d’un simulateur de déménagement de bureaux permet de trouver rapidement et efficacement, un professionnel répondant à ses besoins. Le simulateur de déménagement de bureaux propose la maîtrise du budget alloué au changement d’adresse professionnelle. Cela permet d’anticiper les dépenses supplémentaires.
Le comparateur de devis de déménagement de bureaux
Un comparateur de devis de déménageur de bureaux offre la possibilité de comparer gratuitement les tarifs de différents professionnels. Il en existe plusieurs sur Internet, permettant d’avoir facilement plusieurs devis détaillés. Le comparateur de devis en ligne propose un formulaire à remplir. Il demande des informations utiles pour le déménagement. C’est l’adresse actuelle et future des locaux professionnels. Il y a également l’emballage ou non des biens, le volume des biens à démonter et à monter. Quand tous les renseignements sont complétés, le comparateur en ligne transmet généralement dans un délai maximal de 24 à 48 heures, plusieurs devis provenant de sociétés de déménagement.