Locaux trop grands, trop petits, difficiles d’accès, mal agencés ou tout simplement trop chers, les raisons de déménager son entreprise sont multiples. Il est parfois nécessaire de passer par cette étape pour pouvoir optimiser son activité et évoluer sur le marché.
Bien qu’il s’agisse d’une décision stratégique, le déménagement d’entreprise reste toutefois difficile à faire, surtout pour une jeune entreprise en pleine expansion. L’importance de cette manœuvre implique de faire très attention à chaque étape du projet de déménagement afin d’assurer la continuité de l’activité de l’entreprise et d’éviter de démobiliser les salariés. Quel budget faut-il prévoir pour ce projet ? Quelles sont les formalités à accomplir ? Voici quelques conseils pratiques.
Pourquoi déménager son entreprise ?
De nombreux facteurs peuvent donner à un chef d’entreprise l’envie de changer les bureaux de sa société. Cela peut être dans l’optique d’agrandir son entreprise, afin d’optimiser son activité. Ou bien dans le cadre d’une fusion entre deux sociétés. Le déménagement d’entreprise peut également survenir dans les cas où les loyers des bureaux deviennent beaucoup trop onéreux pour la société ou lorsque les locaux sont peu adaptés pour les activités de l’entreprise.
Quoi qu’il en soit, le déménagement d’une entreprise correspond très souvent à un changement positif pour son activité. Il est le signe que celle-ci se développe, augmente en notoriété ou bien tente de changer son image de marque. Attention toutefois à bien prévoir le déménagement pour éviter tout retard ou répercussion sur les activités de l’entreprise et sur le bien-être des salariés.
De plus, il serait important de se fixer sur les réelles raisons de déménager son entreprise. Déménager sa société, et les salariés avec ne peut pas se faire sur un coup de tête. Les raisons doivent être longuement étudiées et discutées. Cela permettra de cibler les bons locaux, de mieux appréhender les formalités et de faciliter l’annonce aux salariés.
Un déménagement d’entreprise ne s’improvise donc pas et requiert une attention du chef d’entreprise afin d’éviter de compromettre le bon déroulement du projet. Comme pour n’importe quel projet, plus l’entreprise est grande, plus le déménagement sera difficile et long dans le temps. Cela implique de solliciter plus de personnes et de prévoir un budget plus important.
Les étapes essentielles du déménagement d’entreprise
Fixer une date pour le déménagement
Il s’agit d’une étape importante qui va permettre à l’entreprise de planifier au mieux toutes les opérations en lien avec le déménagement. Cette date ne se choisit pas au hasard, généralement, les entreprises choisissent les week-ends ou les périodes de vacances pour déménager, pour garantir la continuité des activités. Les périodes de la fin de l’année fiscale ou la période estivale sont également envisagées, car elles sont moins chargées en termes de travail et d’activité.
Communiquer en interne
Les salariés sont les premiers concernés par le déménagement étant donné que le projet est potentiellement source de stress en interne. Il est important de savoir avancer avec ses employés afin que le changement puisse se passer dans la sérénité et sans encombre.
Choisir le déménageur spécialisé en entreprise
Il s’agit de trouver des prestataires pouvant s’occuper de l’aménagement et de la décoration des nouveaux locaux, de l’installation du réseau électrique ou du réseau informatique, etc. Par ailleurs, il est conseillé de confirmer, environ trois à l’avance, le choix de l’entreprise professionnelle de déménagement pour pouvoir entamer l’inventaire et la mise en carton des dossiers. Le chef d’entreprise peut utiliser les sites de simulation en ligne pour comparer les différentes offres et négocier le meilleur prix pour les prestations. Il pourra facilement trouver un prestataire proposant des offres adaptées à son budget et à ses attentes.
Ne pas oublier de résilier le bail et d’effectuer les formalités administratives
Avant d’entamer le projet de déménagement et le déplacement du parc informatique, il sera nécessaire que le chef d’entreprise résilie le bail actuel de l’entreprise. Le processus de résiliation doit se faire 6 mois avant le déménagement, sauf mention d’une spécificité inverse dans le contrat. Le service public est particulièrement strict à ce sujet, comme le témoigne leur annonce sur leur site officiel : « Le locataire se doit de donner congé par acte d’huissier ou par lettre recommandée avec accusé de réception. Le congé doit se faire avec un préavis de 6 mois avant la fin initiale du bail ou avant la fin de la période triennale.
Le chef d’entreprise devra également s’occuper de quelques formalités administratives importantes comme : changer l’adresse professionnelle, résilier son ancien contrat d’énergie et souscrire à un nouveau, etc.
Les paramètres à prendre en compte pour une simulation déménagement entreprise
Pour commencer, il est nécessaire de savoir calculer le prix du déménagement entreprise. Pour cela, le chef d’entreprise procédera de deux manières. La première est liée aux postes de travail, c’est-à-dire que le tarif de déménagement varie selon le nombre de salariés. La seconde est liée à l’ensemble de la structure.
Toutefois, afin d’être sûr d’avoir le bon prix, il est conseillé de demander un devis auprès des entreprises de déménagement. En effectuant une simulation du déménagement, les professionnels peuvent obtenir un devis fiable pour leur indiquer le budget à prévoir.
Le devis peut être établi en fonction du nombre de salariés. Même si cette solution peut sembler coûteuse, elle est néanmoins très avantageuse dans certains cas comme pour les petites entreprises. Par conséquent, on estime en moyenne le tarif de déménagement entre 100 € à 300 € par poste. Mais le prix peut rapidement grimper puisqu’en plus du tarif par poste, l’entreprise devra penser aussi au transfert des archives, des matériels informatiques, etc. Le coût du déménagement complet de l’entreprise peut alors atteindre les 6 000 € pour les PME. Ce montant intègre le déplacement des équipements et du parc informatique.
À conseiller toutefois de consulter les sites de comparateurs en ligne qui peuvent être utiles pour trouver les meilleures offres. Pour ceux qui sont à la recherche de prestations moins chères, mais efficaces, les comparateurs en ligne peuvent s’avérer très pratiques. Correspondant à une solution rapide et simple d’utilisation, cet outil fait réaliser des économies jusqu’à 40% sur le déménagement entreprise.